Una gap analysis è un processo a cui si può ricorrere con lo scopo di esaminare la conformità di un modello organizzativo a uno standard e ai requisiti che lo caratterizzano: vediamo come funziona insieme agli esperti di consulenza per i sistemi di gestione di Gruppo RES.
Parlare di un sistema di gestione vuol dire far riferimento a una serie di procedure e regole che vengono applicate da una organizzazione al fine di conseguire obiettivi specifici: procedure e regole che sono definite nel contesto di una norma riconosciuta internazionalmente.
Sono numerosi i sistemi di gestione esistenti, differenti in base al settore di destinazione, ma lo scopo è sempre lo stesso: monitorare le attività e i processi delle organizzazioni.
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A che cosa serve la gap analysis
Una gap analysis non è altro che uno strumento di valutazione mediante il quale è possibile definire il gap tra la situazione attuale e reale e la possibilità di conseguire i risultati auspicati e gli obiettivi desiderati, con riferimento agli standard internazionali, ai requisiti normativi e ai dettami legislativi.
In questo modo è possibile verificare la fattibilità di un certo processo. È una sorta di analisi degli scostamenti, che permette di capire a che punto ci si trova, qual è il traguardo che si vorrebbe raggiungere e che cosa si può fare per colmare il divario.
I sistemi di gestione e l’analisi del divario
La gap analysis si rivela molto importante in tutti i casi in cui un sistema di gestione non sia mai stato applicato a un’organizzazione.
In tali circostanze, infatti, diventa fondamentale riuscire a identificare nel contesto del modello aziendale e organizzativo tutte le deviazioni dal modello di nuova applicazione, affinché si possa passare a un modello organizzativo nuovo. La gap analysis diventa un passaggio preliminare anche in relazione all’avvio di un iter di attuazione di un sistema di certificazione e di gestione di tale processo.
È possibile, infatti, comprendere quale tipologia di supporto consulenziale è richiesta, anche per destinare il budget che si ha a disposizione verso le attività più importanti.
Un costo o un investimento?
A un primo impatto, quello relativo alla gap analysis può apparire come un costo supplementare. A ben vedere, però, l’investimento correlato a questo tipo di attività è di primaria importanza, anche perché l’alternativa sarebbe quella di ricorrere a una società di consulenza che metta a disposizione un pacchetto chiavi in mano. Risulta indispensabile trovare il giusto equilibrio fra attività esternalizzate e attività internalizzate.
Quando c’è bisogno della gap analysis
Nel caso in cui si sia in procinto di procedere a una migrazione verso una norma diversa o una versione nuova della norma di riferimento, il focus principale della gap analysis consiste nella valutazione di possibili differenze in relazione ai requisiti correlati ai principi dei sistemi di gestione che sono già stati integrati in azienda.
Così, si può appurare l’adeguatezza del deployment dei requisiti presenti. Se, invece, si è consapevoli del fatto che il sistema di gestione adottato non garantisce un miglioramento costante, pur risultando conforme alla norma, diventa essenziale identificare le varie modalità di funzionamento che caratterizzano il sistema di gestione per trovare gli aspetti che non assicurano una concreta efficacia.
Aree critiche e aree di controllo
Affinché possa essere effettuata una gap analysis efficace rispetto ai sistemi di gestione è necessario capire:
- Quali sono gli obiettivi che devono essere conseguiti
- Quali aree hanno bisogno di un controllo maggiore
- Quali sono i punti critici del progetto
Per prima cosa, quindi, sarà necessario individuare una check list, grazie a cui programmare un’analisi che sia coerente con le ragioni per le quali essa viene effettuata.
